如何進行文檔管理

第1，檔案管理機構及職責。

公司檔案工作實行二級管理。綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理。檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第2，歸檔制度。

凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理。歸檔的文件資料，原則上必須是原件。凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔。將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件。

第3，檔案保管制度。

存放在防火、防潮、防蟲的地方。歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。做好分類，保密工作。

第4，檔案借閲制度。

未經允許不可外借，如需外借請登記完整。

第5， 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。