如何組織部門例會及做會議紀要
會議多種多樣,可大可小。此篇經驗不分享常委會、黨政聯席會,也不分享企業會議,研發會議等,僅就日常的部門例會會議,談談如何組織會議,並做好會議紀要?
例會召開頻率按需而定,有每日例會、周例會、或月例會等。
以郵件形式發佈會議召開通知,郵件內容包含會議時間、地點,會議主題,會議主持人,會議記錄者,部門內部參會人員,以及準備事項。
準備事項指告知部門人員需提前梳理的工作總結、及需反饋的問題事項等。
會議召開當日,提前確認參會人員出勤情況,並跟催準時到場。
會議上紀要:
傾聽會議主持人(一般為部門領導)會議介紹及宣導,扼要記錄下重點強調的事宜。
記錄各發言人陳述的基本觀點及事實,所反饋的問題事項。此部分切記不要”有聞必記“,整個記錄過程需圍繞討論焦點或議題所展開的要素而進行。
會議已確定的解決方案,及會後需跟進的事項需記錄具體、詳細。
會議結束。整理併發出會議紀要。
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