發文機關標識的作用
1、發文機關標識是由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成;發文機關全稱應以批准該機關成立的文件核定的名稱為準。規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加“文件”二字,如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式,《國家行政機關公文格式》給這類“紅頭”留了餘地,未規定一律要加“文件”二字,但只限於特定的公文。一般來説,行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。病例一是個轉發通知,不屬於特定公文,顯然不可只標識發文機關全稱或規範化簡稱,應寫為“××市廣播電視大學文件”。
2、發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。
3、儘管《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》就“發文字號”的用法、格式、標準,都作出了明確的規定,但是,“發文字號”在實際應用中,仍然存在不規範的問題,如病例一“×市電大學發(2001)008號”和病例二“滬教紀[2003]8號”。發文字號上常見的問題有以下幾個方面。
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